Boekem is de agenda- en kassasoftware voor kappers, barbershops en andere ondernemers die op afspraak werken. Boekem is een dienst van Nexaton Solutions (hierna: Boekem, wij of ons), ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42003548, btw-nummer NL005427112B27.
In deze privacyverklaring leggen we in duidelijke taal uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. We houden ons hierbij aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Verantwoordelijke en verwerker
Boekem speelt twee verschillende rollen, afhankelijk van wiens gegevens het betreft.
- Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die je rechtstreeks aan ons geeft: de accountgegevens van zaakeigenaren en medewerkers, facturatiegegevens en de gegevens van bezoekers van boekem.nl.
- Wij zijn verwerker voor de gegevens die een zaak via Boekem over haar eigen klanten verwerkt, zoals afspraken, contactgegevens en notities. De zaak is daarvoor zelf verwerkingsverantwoordelijke; wij verwerken die gegevens uitsluitend in opdracht van de zaak, op basis van een verwerkersovereenkomst.
Ben je klant van een kapper of salon en wil je je gegevens inzien of laten verwijderen? Neem dan contact op met de betreffende zaak. Wij helpen die zaak om je verzoek af te handelen.
Welke gegevens we verwerken
Accountgegevens
Naam, e-mailadres, telefoonnummer, naam van je zaak, je rol en een versleuteld wachtwoord.
Afspraak- en klantgegevens
Namen en contactgegevens van klanten, afspraakgeschiedenis, gekozen diensten en eventuele notities. Deze gegevens verwerken we namens de zaak.
Betaal- en facturatiegegevens
Abonnementsgegevens, facturen en gegevens voor automatische incasso. Betalingen lopen via onze betaaldienstverlener Mollie. Kaart- en iDEAL-gegevens worden door Mollie verwerkt en niet door ons opgeslagen.
Gebruiks- en apparaatgegevens
IP-adres, apparaat- en browsertype, app-versie, logbestanden en foutmeldingen. Deze gebruiken we om de dienst te laten werken, te beveiligen en te verbeteren.
Communicatie
Berichten die je ons stuurt via e-mail of support, en de afspraakherinneringen die we namens een zaak via sms of e-mail versturen.
Cookies
We gebruiken cookies en vergelijkbare technieken. Hoe dat precies werkt, lees je in ons cookiebeleid.
Waarvoor we je gegevens gebruiken
We verwerken persoonsgegevens alleen voor duidelijke doelen en op basis van een geldige grondslag uit de AVG.
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Je account en de Boekem-dienst leveren en beheren | Uitvoering van de overeenkomst |
| Afspraken, agenda en betalingen via het platform afhandelen | Uitvoering van de overeenkomst |
| Facturatie, administratie en het voldoen aan fiscale verplichtingen | Wettelijke verplichting |
| Afspraakherinneringen en service-berichten versturen | Uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang |
| De dienst verbeteren, beveiligen en foutvrij houden | Gerechtvaardigd belang |
| Klantenservice en communicatie | Uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang |
| Een nieuwsbrief of productupdates sturen (optioneel) | Toestemming |
| Niet-noodzakelijke cookies of statistiek plaatsen | Toestemming |
Hoe lang we gegevens bewaren
We bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor de doelen hierboven, of zo lang als de wet ons verplicht.
| Soort gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Accountgegevens | Zolang je een account hebt en tot 12 maanden daarna, tenzij de wet een langere termijn vereist |
| Afspraak- en klantgegevens | Volgens de instructie en bewaartermijn van de zaak (vastgelegd in de verwerkersovereenkomst) |
| Facturen en administratie | 7 jaar (wettelijke fiscale bewaarplicht) |
| Logbestanden en technische gegevens | Doorgaans maximaal 12 maanden |
| Supportcorrespondentie | Maximaal 24 maanden na afronding van je vraag |
Met wie we gegevens delen
We verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen met dienstverleners die we nodig hebben om Boekem te laten werken, en alleen voor zover dat nodig is. Met deze partijen sluiten we waar nodig verwerkersovereenkomsten.
- Mollie, voor het afhandelen van betalingen zoals iDEAL, Tikkie en Tap to Pay.
- Onze sms-dienstverlener, voor het versturen van afspraakherinneringen.
- Moneybird, als je de boekhoudkoppeling activeert.
- Hosting- en clouddienstverleners, voor het opslaan en draaien van de software.
- Onze e-maildienst, voor het versturen van transactionele e-mails.
- Bevoegde instanties, als we daartoe wettelijk verplicht zijn.
Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
We bewaren je gegevens bij voorkeur binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Verwerkt een leverancier gegevens daarbuiten, dan zorgen we voor passende waarborgen, zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.
Hoe we je gegevens beveiligen
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen. Denk aan versleuteld dataverkeer (TLS), versleutelde opslag van wachtwoorden, toegang op basis van noodzaak en doorlopende monitoring. Geen enkele dienst is volledig veilig, maar we werken er voortdurend aan om je gegevens goed te beschermen.
Jouw rechten
Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:
- Inzage in de gegevens die we van je verwerken.
- Correctie van onjuiste gegevens.
- Verwijdering van je gegevens (recht op vergetelheid).
- Beperking van de verwerking.
- Bezwaar tegen een verwerking.
- Overdracht van je gegevens (dataportabiliteit).
- Het intrekken van eerder gegeven toestemming.
Wil je een van deze rechten uitoefenen? Mail dan naar [email protected]. We reageren binnen een maand. Om misbruik te voorkomen kunnen we je vragen je identiteit te bevestigen. Gaat het om gegevens die een zaak via Boekem beheert, dan verwijzen we je verzoek door naar die zaak.
Een klacht indienen
Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op, dan lossen we het samen op. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Wijzigingen in deze privacyverklaring
We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe functies of gewijzigde regelgeving. De datum bovenaan deze pagina laat zien wanneer we de verklaring voor het laatst hebben bijgewerkt.